Сервисы для команд и фрилансеров: учитываем время и повышаем продуктивность

21 июня 2024 | 16:00

Собрали лучшие приложения и сервисы, которые помогут организовать работу фрилансерам и диджитал-командам. У вас всегда всё будет под рукой, разве что за кофе придётся сбегать самим.

Многие иностранные сервисы сейчас нельзя оплатить российской картой —
с оплатой поможет виртуальная карта VALUT.NET.

Ведём проекты

Monday.com

Визуальная платформа для управления проектами и совместной работы,
которая отслеживает все этапы проекта.

• Можно выбрать подходящий шаблон среди 200 готовых вариантов, созданных на основе опыта реальных команд.
• Удобный визуальный интерфейс поможет быстро включиться в работу — без обучения.
• Группы, элементы, подэлементы и обновления синхронизируются в реальном времени, чтобы все находились в контексте изменений по проектам, рабочим процессам и любым другим задачам.
• Monday легко интегрируется с другими сервисами: например, со Slack, Jira или Trello.
• Есть настраиваемые шаблоны для управления фриланс-проектами.

Базовый план Monday.com стоит $ 30 в месяц.

ClickUp

Инструмент для управления задачами, подходит для работы с разными клиентами и проектами — поможет составить список целей и задач, создавать документы, настраивать уведомления, вести расписание или общаться с командой — есть чат.

• Интуитивно понятен для пользователя — облегчённый дизайн и обучающие подсказки, всплывающие при первом использовании ClickUp, помогут за час разобраться в основных функциях.
• Подходит для индивидуального и группового управления проектами.
• Включает в себя календарь, доски канбан, блокнот, форму, активность.
• Напомнит о незакрытой задаче, если вы переключились срочно на другую и забыли о предыдущей.

Программа поддерживает мобильные версии ClickUp.

Есть бесплатная версия и расширенная — от 5 долларов за пользователя в месяц.

Сейчас ClickUp не получится оплатить российской картой — здесь поможет виртуальная карта VALUT.NET. Карта выпускается за две минуты через Telegram-бот и помогает оплачивать легко подписки на зарубежные сервисы.

Bitrix24

Отечественный инструмент для управления проектами и коммуникациями внутри команды, включает CRM и другие функции — подойдёт как крупной компании, так начинающему стартапу или интернет-магазину.

• Ведёт учёт клиентской базы, анализирует данные, подсказывает менеджерам, что делать дальше, берёт на себя рутинные задачи.
• Объединяет различные бизнес-процессы в одном рабочем пространстве.
• Удобный личный кабинет, чтобы управлять компанией, персоналом и продажами.
• Если нужен сайт или интернет-магазин, его можно быстро создать по шаблону или с помощью конструктора.
• Не нужна дополнительная синхронизация: конструктор уже адаптирован к разрешению мобильных телефонов и планшетов на iOS и Android.

Стоимость подписки зависит от лимита: чем дороже тариф, тем больше пользователей можно подключить. Также тарифы различаются количеством функций.

Есть демоверсия, которая позволяет пользоваться всеми функциями тарифа «Профессиональный» 15 дней.

Повышаем продуктивность

Trello

Понятный облачный сервис для управления небольшими командами и проектами.

Trello пригодится как копирайтерам, так и другим специалистам из IT-сферы и маркетинга: разработчикам, дизайнерам или верстальщикам.

• Можно наглядно вести задачи и следить за их статусом, контролировать процессы, упростить рутинные действия и повысить продуктивность с известным методом тайм-менеджмента Pomodoro.
• Каждая задача там — отдельная карточка, и карточки перемещаются по доскам и колонкам — в зависимости от стадии работы.
• Есть онлайн-версия, доступная для любых браузеров, и мобильные приложения на Android и iOS.
• Можно работать без интернета: сервис запомнит все изменения, а когда вы снова подключитесь к сети, внесут их и в онлайн-версию.

Работа в Trello бесплатна, правда, в бесплатной версии ограниченная функциональность, но её вполне хватает для управления небольшими проектами и командами.

Платный доступ стоит $ 10 в месяц за одного пользователя при оплате подписки на год.

Оплатить Trello также можно виртуальной иностранной картой VALUT.NET.

Asana

Инструмент для командной работы и управления проектами. Подходит для project-менеджмента, когда у вас много задач и переписок по ним — не придётся вести коммуникацию в мессенджерах и Google-табличках, даже если вас в команде только двое.

Первыми в иерархии стоят рабочие столы (workspaces) — помогают разделить доступ по группам: например, один рабочий стол для работы, а другой — для семейных задач. В каждом рабочем столе всегда есть два раздела: «Мои Задачи» и «Входящие» и три типа категорий: проекты, теги и пользователи.

• Пользователей можно добавлять как ко всему рабочему столу — будут доступны все проекты — так и давать доступ только к одному проекту.
• Можно интегрировать с хранилищами файлов и приложениями — например, с Dropbox или Google Диск.
• Позволяет создавать, хранить и совместно использовать файлы и документы.
• Отслеживает всю работу команды, включая информацию о том, кто за что отвечает и когда должна быть сделана работа.
• Есть одно, но — существует только английская версия.

Бесплатная версия Asana доступна командам до 15 человек.

Версия Asana Premium стоит от $ 10,99 за каждого пользователя в месяц.

Kaiten

На смену зарубежным сервисам-оптимизаторам рабочих процессов, которые ушли из РФ, пришёл «Кайтен» — наш ответ Чемберлену.

Инструмент для визуализации рабочих процессов и повышения эффективности командной работы.

Сервис создали российские разработчики, он расположен на отечественных серверах, поэтому можно не бояться блокировки. Новой системой уже пользуются «Сбер» и «Додо Пицца». И он очень похож на доску задач Trello и Jira.

• Можно настраивать то, как будут отображаться рабочие задачи: в виде списка — как в Trello, в виде таймлайна или в виде канбан-доски. Последние можно размещать сразу по несколько в одном рабочем пространстве и связывать друг с другом.
• Разные форматы управления — например, можно построить таймлайн, чтобы разбить проект на небольшие задачи и создать чёткую цепочку от начальных приготовлений до готового продукта.
• Если задач больше, чем одна, удобно просматривать их в формате таблиц, где видно, на каком этапе работы находится каждая задача.
• Позволяет учитывать рабочее время — автоматически или вручную, делать отчёты по количеству выполненных задач, сортируя их по исполнителям.
• Доступно хранилище, где несколько пользователей могут работать над одним и тем же документом и публиковать его в открытом доступе, — похоже на Google Drive.
• Есть приложения для Android и iOS.

Удобный инструментарий, но есть и минусы — слишком много возможностей, и разобраться во всём с первого взгляда трудно. Стоимость подписки за одного пользователя в месяц — от 420 рублей.

Управляем временем

Toggl

Простой тайм-трекер, который отслеживает, сколько времени уходит на выполнение различных задач.

• Помимо стандартного подсчёта времени по таймеру Toggl напомнит об остановленном таймере, если вы забыли.
• Отслеживает время простоя, чтобы вы могли его не учитывать, и настроит таймер для работы по системе «Помидора»: 25 минут работы, потом ― пять минут перерыва.
• Добавляет кнопки запуска таймера в Google Chrome и Firefox, а также в Gmail, карточки Trello, Google Docs, Notion, Todoist, Evernote и ещё сотню приложений.
• Поддерживает массовое редактирование и удаление записей. И приятный бонус — работает даже без интернета.

Toggl подойдёт фрилансерам любых специальностей — например, маркетологам.

А командам до пяти человек будет достаточно базового функционала, они могут пользоваться инструментом бесплатно и без ограничений. Дальше больше и дороже — от $ 9 в месяц.

RescueTime

Программа анализирует, на что уходит ваше время в течение рабочего дня,
и предоставляет отчёты для повышения продуктивности.

• Проследит за вашей активностью и укажет на слабые места — поделит вашу активность на несколько категорий: работа, общение, шопинг, обучение, новости и прочее.
• Все категории разбиваются на подкатегории, и им присваивается степень продуктивности: от крайне отвлекающего занятия до максимально продуктивного.
• Предлагает четыре типа отчётов, основанных на следующих показателях: используемые приложения и посещённые веб-сайты, категория активности, продуктивность действий и поставленные цели. Все отчёты сделаны в форме понятных диаграмм.

Платная подписка RescueTime составляет $ 9 в месяц.

Clockify

Clockify — сервис для учёта рабочего времени. Помогает отследить, сколько времени пользователь тратит на задачу, разделить задачи по типам и автоматически посчитать сколько стоят трудозатраты на конкретный проект.

Основной интерфейс состоит из четырёх панелей — таймер, расписание, дашборд и отчёты.

1. В панели «Таймер» пользователь может создать собственный проект, над которым будет работать, создать для него задачи, привязать к ним тег и стоимость и запустить таймер. Так отслеживается проделанная работа сотрудников.
2. «Расписание» — календарь, где отмечаются выполненные задачи и время их выполнения.
3. На панели «Дашборд» отображается продуктивность пользователя: сколько времени он тратит и на что.
4. Clockify есть три типа отчётов: сводный отчёт, детализированный отчёт и отчёт за неделю.

• Есть интеграция с Trello, Asana, Jira.
• Можно создавать отчёты и экспортировать их в разные форматы, например, в PDF или Excel.
• Удобный онбординг — есть раздел с обучающими материалами и видео, которые научат быстро пользоваться сервисом.
• С помощью функции «Остановить таймер на конец дня» можно запрограммировать остановку таймера в указанное время

Есть бесплатная версия, платная версия стартует от $ 3,99 в месяц.

Что из приложений выбрать для оптимизации рабочего процесса,
зависит от ваших предпочтений, задач и кошелька.

Что бы вы ни выбрали, эти сервисы могут помочь вам наладить work-life balance.

А оплатить подписки на иностранные сервисы поможет карта VALUT.NET.